スマートにスピーディーに仕事を終わらせるにはコツが必要です。
優先順位を決める
さまざまな作業を緊急性や重要度に応じて優先順位を決めてください。
まだまだ知識や経験が不足しているうちは、出来ることからやって難しいことは後回しにしがち。そうなると苦手意識が働き作業スピードものろくなります。
助けを借りる
仕事にとりかかる順番を決める際に、自分だけでは難しいと思われるところは人の助けを借りましょう。その過程で「こうすればうまくいく」というナレッジが貯まり、スピードアップにつながります。
着地点を明確にする
作業ごとに「今日一日でここまでやる」というような着地点を明確にしておくと、逆算で仕事をどう進めればいいか計算しやすくなります。むやみやたらに時間をかけてしまうのではなく、工数を意識するためにも「何をどこまで片づける」と明確なゴールを設定しましょう。
その日のうちに終わらせる量を増やしていこう
適切な作業工数を計算するためにも、多少のバッファは必要です。仕事が慣れてきたらそのバッファを短縮化し、1日で終えられる作業量を増やしていきましょう。時間に余裕が生まれると精神的にも安定し、作業ミスが減り結果的にスピードアップにつながります。
タスクはセンテンスで区切る
いろいろなことを同時進行で行っているように見える「仕事の出来る人」は、実際には1つのことに集中して仕事を進めています。区切りの良いところを1センテンスとし、その積み重ねで仕事を完了させるワケです。
対して、スピーディーではない人は急ぎの案件が入ってくるとそれを優先し、進行中のタスクを途中でストップさせてしまいます。仕事を再開しようとしたら、どこまでやったのか？どういう状態だったのか？が不明瞭で、それを調べるのにまた無駄な時間が発生するのです。
独りよがりにならない
自分にとって100点の書類でも、相手によっては足りないところが見え隠れする不十分なものだったりします。独りよがりな完全主義で仕事をして提出期限ぎりぎりで提出されるよりも、早いうちに相談し、双方で納得できる書類を作成する方がよっぽどスマート。区切りの良いところで都度相談・確認しながら進めると、後々の修正がいらないので結果的に仕事が早く終わります。
スピーディーな仕事には高いマインドが必要
会社勤めでもフリーランスでも、抱える仕事を早く終わらせるためのマインドは高く持ちたいもの。とくに、さまざまなことで多忙な人なら時短は必須事項です。また、余裕をもった生活を送りたい人にとっても、仕事はスピーディーに終わらせてやりたいことに時間をさくことは大切なこと。意識を高くもって、余裕を生み出していきましょう。
